Zeiterfassung in Microsoft Teams: So gelingt der Einstieg

April 8, 20265 min read

Warum Zeiterfassung in Microsoft Teams?

Die meisten Unternehmen nutzen Microsoft Teams bereits als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform. E-Mails, Meetings, Chat, Dateien — alles läuft über Teams. Warum also nicht auch die Zeiterfassung dort integrieren, wo die Arbeit ohnehin stattfindet?

Der Vorteil liegt auf der Hand: Mitarbeitende müssen keine zusätzliche App öffnen, sich nicht in ein separates System einloggen und keine neue Oberfläche erlernen. Zeiterfassung wird Teil des Arbeitsalltags, statt ein zusätzlicher Verwaltungsakt zu sein.

Schritt 1: timeghost Time Tracking installieren

Die Installation dauert weniger als zwei Minuten:

Öffnen Sie den Microsoft Teams App Store (linke Seitenleiste, „Apps")
Suchen Sie nach „timeghost"
Klicken Sie auf „Hinzufügen"

Die App wird sofort in Ihrer Teams-Umgebung verfügbar. Ein Microsoft 365-Administrator kann die App auch zentral für das gesamte Unternehmen bereitstellen, sodass alle Mitarbeitenden sie automatisch in ihrer Seitenleiste sehen.

Schritt 2: Workspace einrichten

Beim ersten Start erstellen Sie Ihren Workspace. Hier legen Sie die Grundeinstellungen fest:

Arbeitszeitmodell — Definieren Sie die regulären Arbeitszeiten (z. B. 40-Stunden-Woche, flexible Arbeitszeiten)
Pausenregelung — Automatische Pausenerinnerungen nach gesetzlichen Vorgaben
Projekte und Kunden — Optional: Legen Sie Projekte an, auf die Zeiten gebucht werden können
Team-Mitglieder einladen — Fügen Sie Kolleginnen und Kollegen über ihre Microsoft-365-Konten hinzu

Schritt 3: Den ersten Arbeitstag erfassen

Die tägliche Zeiterfassung funktioniert denkbar einfach:

Check-In: Morgens einmal auf „Check-In" klicken — die Arbeitszeit läuft
Pause: Bei Bedarf „Pause" klicken — die Pausenzeit wird separat dokumentiert
Check-Out: Am Feierabend „Check-Out" klicken — der Tag ist erfasst

Das war's. Keine Formulare, keine Dropdown-Menüs, kein Nachbuchen am Monatsende.

Automatische Erfassung: Weniger Aufwand, mehr Genauigkeit

timeghost kann Arbeitszeiten auch automatisch erkennen. Durch die Integration mit Microsoft 365 fließen bestehende Aktivitäten direkt in die Zeiterfassung ein:

Teams-Anrufe und Meetings werden automatisch als Arbeitszeit erkannt
Outlook-Termine erscheinen als Zeitvorschläge, die mit einem Klick übernommen werden
Planner-Aufgaben können direkt auf Projekte gebucht werden

Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich und sorgt dafür, dass keine Arbeitszeit verloren geht.

Projektzeiten erfassen: Wer arbeitet woran?

Neben der reinen Arbeitszeiterfassung bietet timeghost auch Projektzeiterfassung. Das bedeutet: Sie sehen nicht nur, wie lange jemand gearbeitet hat, sondern auch wofür.

Projekte lassen sich frei anlegen und mit Kunden oder internen Kostenstellen verknüpfen. Mitarbeitende wählen beim Zeitbuchen einfach das passende Projekt aus — oder die automatische Zuordnung übernimmt das anhand von Teams-Kanälen oder Planner-Boards.

Auswertungen und Berichte

Alle erfassten Zeiten stehen in Echtzeit zur Verfügung:

Dashboard mit Tages-, Wochen- und Monatsübersicht pro Mitarbeiter
Teamansicht für Führungskräfte mit Überstunden- und Fehlzeitenübersicht
Export als CSV oder Excel für die Lohnbuchhaltung
Projektberichte mit Soll-Ist-Vergleich für Projektleiter

Datenschutz und Betriebsrat

timeghost Time Tracking ist DSGVO-konform und wurde bereits von mehreren Betriebsräten genehmigt. Alle Daten werden ausschließlich in der EU verarbeitet (Microsoft Azure, Region EU). Der Zugriff auf Zeitdaten ist rollenbasiert gesteuert — Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Daten, Führungskräfte nur die ihres Teams.

Fazit: In Minuten startklar

Zeiterfassung in Microsoft Teams ist keine komplexe Einführung. Mit timeghost ist das System in wenigen Minuten einsatzbereit, Mitarbeitende brauchen keine Schulung und die gesetzlichen Anforderungen sind ab dem ersten Tag erfüllt. Der beste Zeitpunkt zum Starten ist jetzt.

Quellen und weiterführende Informationen

Die Inhalte wurden mit Unterstützung von KI erstellt und redaktionell geprüft. Stand: April 2026.

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timeghost Team

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