Microsoft 365 Integration: Automatische Zeiterfassung mit Outlook und Planner

Das Problem: Meetings und Termine verschwinden in der Zeiterfassung

Jeder kennt es: Der Kalender ist voll mit Meetings, der Tag fliegt vorbei, und am Abend sitzt man vor der Zeiterfassung und fragt sich, wo die acht Stunden geblieben sind. Das Ergebnis: ungenaue Einträge, vergessene Meetings und ein schlechtes Gewissen.

Dabei weiß das eigene Microsoft 365-Ökosystem längst, was man den ganzen Tag gemacht hat. Outlook kennt die Termine, Teams kennt die Anrufe, Planner kennt die Aufgaben. Es fehlt nur die Verbindung zur Zeiterfassung.

Die Lösung: Automatische Zeiterfassung durch Integration

timeghost Time Tracking schließt genau diese Lücke. Durch die native Integration in Microsoft 365 fließen bestehende Aktivitäten automatisch in die Zeiterfassung ein — ohne manuelles Abtippen, ohne Kopieren von Kalendereinträgen.

Outlook-Termine als Zeitvorschläge

Jeder akzeptierte Outlook-Termin erscheint automatisch als Zeitvorschlag in timeghost Time Tracking. Am Ende des Tages sehen Mitarbeitende eine Liste ihrer Termine und können sie mit einem Klick als Zeiteintrag übernehmen.

Dabei wird intelligent gefiltert:

• Ganztägige Termine (z. B. Abwesenheitsnotizen) werden ignoriert
• Abgelehnte Termine erscheinen nicht als Vorschlag
• Wiederkehrende Termine werden einzeln als Vorschläge angezeigt
• Projektzuordnung kann über Regeln automatisiert werden (z. B. „Alle Termine mit Kunde X → Projekt X")

Teams-Anrufe und Meetings

Teams-Anrufe und Meetings werden automatisch erkannt und als Zeitvorschläge mit Dauer und Teilnehmerliste erfasst. Das ist besonders nützlich für:

• Beratungsunternehmen, die Kundenanrufe minutengenau abrechnen
• Support-Teams, die Bearbeitungszeiten dokumentieren
• Projektleiter, die wissen wollen, wie viel Meeting-Zeit in ein Projekt fließt

Die automatische Erkennung funktioniert sowohl für geplante Meetings als auch für spontane Anrufe.

Planner-Aufgaben auf Projekte buchen

Microsoft Planner ist für viele Teams das zentrale Aufgabentool. timeghost erkennt Planner-Aufgaben und ermöglicht es, Zeiten direkt auf Aufgaben zu buchen. Das schafft eine durchgängige Kette von der Aufgabenplanung bis zur Zeitauswertung.

Der Workflow:

1. Aufgabe in Planner anlegen (z. B. „Angebot erstellen")
2. Timer in timeghost Time Tracking starten und die Planner-Aufgabe auswählen
3. Zeiterfassung stoppt automatisch, wenn die nächste Aufgabe gestartet wird
4. Auswertung zeigt, wie viel Zeit pro Aufgabe und pro Projekt aufgewendet wurde

Konfiguration: Welche Quellen sollen fließen?

Nicht jedes Unternehmen möchte alle Quellen aktivieren. In den timeghost-Einstellungen lässt sich granular steuern:

• Outlook-Integration: An/Aus, mit Filtermöglichkeiten für bestimmte Kalender
• Teams-Integration: Automatische Erkennung von Anrufen und Meetings
• Planner-Integration: Verknüpfung von Planner-Boards mit timeghost-Projekten

Alle Integrationen arbeiten mit Microsoft Graph API und nutzen die bestehenden Microsoft-365-Berechtigungen. Es werden keine zusätzlichen Admin-Rechte benötigt, und alle Daten bleiben im Microsoft-Ökosystem.

Praxisbeispiel: Ein typischer Tag mit automatischer Zeiterfassung

08:30 — Check-In in timeghost Time Tracking (ein Klick in der Teams-App)

09:00 — Teammeeting in Teams → wird automatisch als Zeitvorschlag erfasst

10:00 — Arbeit an Planner-Aufgabe „Konzept schreiben" → Timer läuft auf dem zugehörigen Projekt

11:30 — Outlook-Termin „Kundengespräch Firma ABC" → erscheint als Zeitvorschlag mit Projektzuordnung

12:00 — Mittagspause → automatische Pausenerinnerung

13:00 — Teams-Anruf mit Lieferant → wird als Zeitvorschlag erfasst

14:00 — Weiterarbeit an Planner-Aufgabe → Timer läuft weiter

17:00 — Check-Out → timeghost zeigt die Tagesübersicht mit allen automatisch erkannten Zeiteinträgen. Mitarbeitende bestätigen oder korrigieren.

Gesamtaufwand für die Zeiterfassung an diesem Tag: ca. 2 Minuten.

Datenschutz bei der Integration

Die Microsoft-365-Integration verarbeitet ausschließlich Metadaten (Terminbetreff, Dauer, Teilnehmer). Inhalte von E-Mails, Chat-Nachrichten oder Dokumenten werden nicht gelesen. Alle Daten bleiben in der EU und unterliegen den gleichen DSGVO-konformen Bedingungen wie die gesamte timeghost-Plattform.

Fazit: Weniger tippen, genauer erfassen

Die automatische Zeiterfassung durch Microsoft-365-Integration löst eines der größten Probleme der manuellen Zeiterfassung: den Aufwand. Statt jeden Eintrag einzeln zu tippen, bestätigen Mitarbeitende am Ende des Tages einfach, was sie ohnehin getan haben. Das Ergebnis: genauere Daten bei minimalem Aufwand.

Quellen und weiterführende Informationen

• Microsoft Graph API – Dokumentation
• timeghost Time Tracking im Microsoft Teams App Store
• Arbeitszeiterfassung – Funktionen im Detail
• Projektzeiterfassung – Funktionen im Detail
• Kostenlos testen – 14 Tage ohne Verpflichtung

Die Inhalte wurden mit Unterstützung von KI erstellt und redaktionell geprüft. Stand: April 2026.